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Política y Procedimientos para la Protección de Datos Personales de respuestaslaborales.com S.A.
Propósito
La Ley 1581, tiene como propósito principal la protección de la información privada de los colombianos. Su objetivo es fundamental: el desarrollo del derecho constitucional que tienen las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos.
Alcance
Aplica a respuestaslaborales.com S.A.
Principios para el Tratamiento de los Datos Personales
De conformidad con el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, los principios que rigen el Tratamiento de los Datos Personales son los siguientes:
- Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen, así como a lo dispuesto en la presente Política.
- Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a unas finalidades legítimas de acuerdo con la Constitución y la Ley, tales como las consagradas en la presente Política y las cuales deben ser informadas al Titular.
- Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, salvo que exista mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
- Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
- Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable o del Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
- Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento estará sujeto a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.
- Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento y/o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y según los términos de la misma.
Responsable
El Área de ADMINISTRACIÓN de RESPUESTASLABORALES.COM S.A. será el área encargada de recibir las solicitudes, quejas o reclamos de los Titulares de los Datos Personales. Esta área se encargará de realizar el manejo interno que sea necesario a efectos de garantizar una respuesta clara, eficiente y oportuna al Titular del Dato o a los demás Interesados. En todo tiempo el Titular o los interesados pueden contactarse con esta área para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.
Definiciones
- Titular: Persona natural o jurídica cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento. 1 La Ley 1581 de 2012 tiene como objetivo: “[…] desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política […]. 2 Artículo 15 de la Constitución Política.
- Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Para el caso concreto RESPUESTASLABORALES.COM S.A.
- Datos Personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Información Sensible: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Políticas de Tratamiento en Materia de Protección de Datos Personales: Se refiere al presente documento.
- El Habeas Data: Es una acción constitucional que puede ejercer cualquier persona que estuviera incluida en un registro o banco de datos, para acceder a tal registro y que le sea suministrada la información existente sobre su persona, y de solicitar la eliminación o corrección si fuera falsa o estuviera desactualizada. También puede aplicarse al derecho al olvido, esto es, el derecho a eliminar información que se considera obsoleta por el transcurso del tiempo y ha perdido su utilidad. La frase legal se utiliza en latín, cuya traducción más literal es «tener datos presentes» siendo «hábeās» la segunda persona singular del presente de subjuntivo del verbo latino «habēre» (en este caso entendido como «tener»).
Presentación
El presente Manual Interno de Políticas y Procedimientos ha sido expedido en atención a lo determinado en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, y en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios y/o disposiciones complementarias. Este manual tiene como finalidad establecer las políticas y procedimientos para el tratamiento de datos personales por RESPUESTASLABORALES.COM S.A. (en adelante la “Compañía”) en el territorio Colombiano, en cumplimiento del literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012.
Políticas de Tratamiento de Información Personal
Los datos personales serán recolectados, almacenados, usados, circulados, transmitidos, transferidos y suprimidos por la Compañía, para el desarrollo de su objeto social. La base de datos estará vigente durante la existencia de la Compañía. Para el tratamiento de datos personales, la Compañía obtendrá autorización del titular bajo cualquiera de los mecanismos previstos en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. La Compañía al momento de solicitar la autorización, informará las políticas y procedimientos de la Compañía para el tratamiento de datos personales. La recopilación y tratamiento de la información podrá realizarse directamente o por medio de terceros debidamente facultados para suministrarla, tales como socios comerciales, vinculados o empresas contratadas especialmente para tal fin, quienes observarán estrictamente este documento. La información objeto de tratamiento será la recolectada por la Compañía durante toda la relación con el titular, quien podrá actualizarla, modificarla o suprimirla en cualquier tiempo. La Compañía no recolectará información sensible a menos que sea imperiosamente necesario para el cumplimiento de su objeto social, caso en el cual seguirá lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. Para el cumplimiento de las anteriores finalidades, la Compañía podrá ceder parcial o totalmente a terceros el tratamiento de datos, transfiriendo al encargado la información personal que sea necesaria para tal propósito.
Políticas de Seguridad de la Información
La información almacenada y custodiada por la Compañía, estará bajo las medidas físicas, técnicas y tecnológicas necesarias que garanticen su adecuada conservación, confidencialidad y seguridad. La Compañía a través de sus colaboradores, implementará todos los mecanismos necesarios y razonables para la protección de la información que minimice el riesgo de adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Esta obligación será de medio y no de resultado, y en casos de fuerza mayor o caso fortuito la Compañía quedará eximida de cualquier responsabilidad. La información tratada por la Compañía será guardada y conservada durante todo el tiempo que el cumplimiento de las finalidades de tratamiento determine, sin perjuicio de las obligaciones legales que dispongan lo contrario. Los líderes de proceso, es decir el gerente y los encargados de cada área serán los responsables de velar por el cumplimiento de las Políticas aquí establecidas y de atender peticiones, consultas y reclamos, así como de transmitir y transferir la información personal de forma adecuada.
Finalidades del Tratamiento
Una vez autorizado el tratamiento de datos personales por su titular, la Compañía realizará el tratamiento de la información, persiguiendo las siguientes finalidades:
- Utilizar la información para realizar seguimientos, estudios y desarrollos encaminados al mejoramiento del servicio prestado por la Compañía directamente o a través de terceros, así como realizar planes de mercadeo, campañas sociales o comerciales.
- Realizar ofertas comerciales de productos y servicios que ofrezca la Compañía individualmente o en asocio con terceros.
- Trasladar información a los aliados comerciales de la Compañía que derive en el ofrecimiento comercial de nuevos productos y/o servicios.
- Incluir información de los titulares en bases de datos compartidas con otros responsables que persigan las mismas finalidades que las determinadas en el presente documento.
- Compartir los datos personales con las sociedades vinculadas a la Compañía.
- Atender requerimientos y órdenes de parte de autoridades judiciales o administrativas, nacionales o extranjeras, en ejercicio de sus funciones legales, o ante las cuales se encuentre procedente formular, denuncia, demanda, convocatoria a arbitramento, queja o reclamación.
- Las demás autorizadas por el cliente o autorizadas en la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios, y demás normas que la regulen o modifiquen.
Derechos y Procedimientos para Ejercerlos
La Compañía reconocerá a favor del titular los siguientes derechos, de forma gratuita y permanente, en los términos legales establecidos por la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales;
- Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Compañía;
- Ser informado por la Compañía, previa solicitud escrita, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato;
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales al menos una vez al mes y cada vez que existan modificaciones sustanciales;
Los titulares podrán ejercer sus derechos mediante comunicación escrita a la Compañía indicando su intención de modificar, actualizar, rectificar o eliminar la información personal con la que cuente la Compañía, cuyo tratamiento este enmarcado dentro de la Ley de Protección de Datos Personales (Ley 1581 de 2012). Dicho procedimiento se atenderá siguiendo las siguientes reglas:
- Las solicitudes serán atendidas por el área Administrativa;
- Las solicitudes sólo podrán ser presentadas el titular de la información, o por medio de un apoderado o representante debidamente acreditado para tal efecto;
- La Compañía podrá exigir de forma razonable los documentos o constancias que estime necesarias para la acreditación de la titularidad de la información;
- La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Canales para Consultas y Reclamos
Los canales que ha dispuesto la Compañía para la atención de los anteriores procedimientos son los siguientes:
- Domicilio Principal: Calle 5 Número 43 D 23 Interior 1602, Medellín, Colombia
- Página web: www.respuestaslaborales.com
- Teléfono: 604 506 7382
- Correo electrónico: asistencia@respuestaslaborales.com
Vigencia y Modificaciones
El presente documento rige a partir del 21 de octubre de 2016. respuestaslaborales.com S.A., se reserva el derecho de modificar el presente documento en cualquier momento, no obstante, informará oportunamente a los titulares de cualquier modificación sustancial que se haga sobre los mismos. La versión actualizada de este documento permanecerá en www.respuestaslaborales.com para ser consultada.
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